Если хоть раз отправляли международную посылку с личными вещами, образцами или конверт с документами, то слышали о том, что требуется подготовить таможенные бумаги, одной из которых является накладная.
В статье разбираем, для чего нужен документ, какая информация вносится в бланк и почему лучше обращаться в логистическую компанию Time Saving Machine, а не тратить время на изучение правильного заполнения транспортной накладной.
Правильно заполненная товарно–транспортная накладная гарантирует, что отправление доставят по указанному адресу получателю. Если клиент обратился в курьерскую службу, где менеджер сообщил, что не оформляет накладные и человеку придется это сделать самостоятельно, главное не спешить. Следует внимательно изучить информацию в интернете и приступить к заполнению файла. Неправильно указанная цифра или буква приведет к тому, что посылку отправят в другую страну. В компании TSM это исключено. После оформления международной доставки груза менеджер передает информацию в отдел логистики, где сотрудник подготавливает накладную и инвойс.
Накладная — это паспорт отправления, благодаря которому заказ быстро проверяют на таможне и вовремя доставляют получателю.
Понятие накладной
Накладная — документ, сопровождающий отправление и содержащий детальные данные для того, чтобы инспектор проверил заказ, а курьер сориентировался, кому доставить посылку. Накладная включает следующую информацию:
- данные об отправителе и получателе;
- тип груза;
- способ упаковки;
- количество мест;
- сведения о том, кто уплачивает таможенные пошлины.
Уникальность накладной такая же, как у каждого отправления. Если не подготовить документ и передать курьеру на словах, куда требуется доставить заказ, будьте готовы к тому, что товар привезут не вовремя, потеряют в пути или ошибочно направят в другой город.
Зачем перед отправкой заполняют накладную
Накладную выдает перевозчик, который накануне отправки вносит в документ информацию о характере груза и заполняет необходимые данные. При международных перевозках бумагу изучают на границе.
Важно: не допускать ошибок и правильно указывать содержимое посылки, чтобы не потерять время при таможенной проверке.
В логистической компании Time Saving Machine накладную заполняет логист. При отправке из Москвы бланк прикрепляется к грузу, чтобы курьеру было удобно работать с заказом. Если отправка из другого города или страны, логист заполняет документ и отправляет менеджеру, который пересылает отправителю и объясняет, что файл необходимо распечатать в 1 экземпляре и передать агенту с отправлением.
Что такое «электронная транспортная накладная»
В 2023 году в России все чаще говорят о внедрении системы электронного товарооборота среди В2В. Речь идет о транспортной накладной. Осенью 2020 года Правительство РФ запустило эксперимент, а спустя время подготовило постановление, где указано, что электронные документы приравниваются к бумажным версиям. Документ выполняет те же функции, что бумажный вариант, и подтверждает заключение договора на международную доставку посылки и понесенные затраты на логистику.
Документ составляется по форме, введенной Федеральной налоговой службой РФ, и подписывается электронной подписью ответственного лица.
Какие разделы содержатся в электронной накладной
Выделяют следующие разделы:
- информация об участниках перевозки;
- данные от перевозчика о получении груза;
- информация о типе отправления, характеристики.
Если при перевозке меняются логистические маршруты или стоимость, вносятся изменения в документ.
Важность накладной в логистике
Не все курьерские компании заключают с клиентом договор на международную доставку: накладная становится главным документом между отправителем и транспортной компанией. В файле указывается трек–номер, по которому менеджер и заказчик в режиме реально времени мониторят местонахождение заказа и проверяют статусы.
Представители организаций, которые заказывают доставку документов, образцов, коммерческих партий товара, не станут обращаться к перевозчикам, которые не предоставляют договор и не оформляют накладную.
Служба международной доставки TSM сотрудничает с частными и юридическими лицами. В обоих случаях с клиентом подписывается разовый или долгосрочный договор. Если планируется больше 2 отправок в месяц, выгоднее подписать второй документ, чтобы каждый раз при обращении не возвращаться к оформлению бумаг. Когда договор подписан и внесена оплата, логист переходит к заполнению транспортной накладной и инвойсов на русском и английском языках.
Как самостоятельно заполнить накладную: советы курьерской компании TSM
Необходимо выполнить следующие шаги:
- откройте документ и посмотрите, все ли пункты понятны, после чего переходите к оформлению;
- не спешите при заполнении: на таможне инспектор проверяет, чтобы содержимое документа соответствовало характеру груза. Любая опечатка или ошибка приводит к дополнительной проверке, что сказывается на сроках доставки. Это особенно ощутимо, если сроки поджимают и каждый день на счету;
- укажите Ф. И. О. отправителя, номер телефона, адрес проживания или юридический адрес, если отправка от компании;
- отметьте номер телефона, индекс, адрес, Ф. И. О. получателя;
- детально опишите содержимое коробки;
- укажите вес, габариты товара;
- отметьте оценочную стоимость;
- если продукция предназначается для продажи, указываются ИНН отправителя и получателя;
- сообщите, кто уплачивает пошлины — отправитель или адресат.
Поддержка логистической компании Time Saving Machine
Подписав договор с компанией TSM, клиент получает консультацию по отправлению, расчет по стоимости и срокам, консультацию по упаковочному материалу и заполненные таможенные документы, что позволяет не терять время.
Нужна международная доставка из России за границу или в обратном направлении? Пишите в чате на сайтах tsm.bz или timesavingmachine.ru, обращайтесь по телефону: +7 (495) 023–49–19 или оставляйте сообщение в WhatsApp: +7 (985) 170–03–76.