Отправка грузов за границу и получение посылок из–за рубежа через курьерскую службу экспресс–доставки Time Saving Machine сопровождается подготовкой транспортных и таможенных документов, основным среди которых является инвойс. Аналогов данного документа на российском логистическом рынке нет, поэтому участники внешнеэкономической деятельности на первых порах имеют сложности с заполнением инвойса.
Как заполнить инвойс онлайн в 2023 году
Инвойс — это простыми словами счет на оплату, который помимо банковских реквизитов содержит информацию по следующим позициям:
- отправитель;
- получатель;
- условия перевозки;
- дата заказа доставки;
- номер контракта, если груз коммерческий;
- описание отправляемого или получаемого товара;
- транспортная компания, осуществляющая международную перевозку.
В компании TSM заполнение документа ложится на плечи персонального закрепленного менеджера. Оформление инвойса у опытного сотрудника курьерской службы занимает примерно 10 минут, но клиент вправе самостоятельно внести информацию в форму.
1. Заполните данные отправителя и получателя
В начале инвойса указывается информация о том, откуда выезжает груз. В документе необходимо написать:
- наименование компании–отправителя;
- точный адрес забора посылки и банковские реквизиты;
- номер контактного телефона;
- фамилия и имя ответственного за отправку лица.
Такие же данные нужны по получателю:
- адрес доставки;
- наименование компании;
- фамилия и имя ответственного лица;
- номер телефона.
2. Укажите условия перевозки и оплаты
Международная перевозка грузов осуществляется по общепринятому своду правил международной торговли Инкотермс, который содержит список аббревиатур, обозначающих условия транспортировки.
Например, суть поставки по типу EXW заключается в подготовке отправителем груза, а таможенное оформление, забор посылки, оплата перевозки осуществляются за счет получателя.
Рядом необходимо указать, оплачен ли перевозимый товар получателем или нет. При заполнении инвойса для коммерческих партий товара или образцов документ содержит еще информацию о номере и дате контракта, номере и дате заказа. Если международная перевозка осуществляется из иностранного интернет–магазина физическому лицу в другой стране, инвойс содержит только номер и дату заказа. При транспортировке за границу личных вещей между физическими лицами данная строка остается пустой.
3. Опишите отправляемый груз
Основным требованием к заполнению инвойса является описание товара, подготавливаемого к отправке за рубеж. Заказчику транспортировки необходимо вписать в документ следующие сведения:
- вес и габариты посылки;
- наименование каждого предмета;
- оценочная стоимость товаров;
- код ТН ВЭД вещей в коробке;
- сколько мест для отправления: 1 коробка, 2 мешка, 1 палета.
4. Внесите сведения о доставке
Когда инвойс почти заполнен, клиенту остается только указать, какой транспортной компанией доставляется груз и к какой дате запланировано вручение.
Каждому инвойсу присваиваются номер и дата, которые фиксируются в таможенной системе вместе с выделенным временем на доставку. Ошибки в заполнении инвойса или нарушения сроков перевозки влекут за собой немалые штрафы.
Курьерская служба доставки Time Saving Machine с 2014 года доставляет грузы по миру от физических и юридических лиц, обслуживая 240 стран. Поэтому сотрудники компании знают, как правильно заполнить инвойс.
Закажите международную доставку грузов на сайте курьерской фирмы timesavingmachine.ru и поручите персональному закрепленному менеджеру TSM заполнение инвойса. Оформите заявку на расчет стоимости и сроков транспортировки в онлайн–чате на сайте, по телефону или посредством одного из доступных мессенджеров — Viber, WhatsApp, Telegram.